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ACCUEIL DE GROUPES au centre d’hébergement CLAIR MATIN UFCV

CONDITIONS PARTICULIERES DE VENTE

 

1 – APPLICATION

Le centre Clair Matin UFCV est un équipement destiné à l’accueil de groupes. La notion de « groupe » doit être entendue au sens de 12 participants minimum, avec un seul interlocuteur responsable. En deçà de cet effectif, Clair Matin UFCV se réserve le droit d’adapter ses prestations et tarifs.

Les tarifs généraux font l’objet d’une approbation annuelle de la collectivité délégante (Communauté de communes Riom, Limagne et Volcans). Ils sont affichés dans le centre et sur le site internet et sont communicables sur simple demande.
Des tarifs spécifiques peuvent être déterminés pour des demandes particulières. Les tarifs applicables au séjour sont ceux indiqués sur le devis.
Ils sont exprimés TTC.
Ils ne comprennent pas les taxes de séjour éventuellement dues à la collectivité.

L’achat d’un séjour implique de la part du preneur l’acceptation de l’ensemble des présentes conditions Particulières de Vente et du Règlement Intérieur.

2 – RESERVATION
Clair Matin UFCV répond à la demande en établissant un devis, lequel est communiqué avec la grille tarifaire en cours, le présent document (CPV) ainsi que le Règlement Intérieur (RI).
Le devis est valable jusqu’à la date limite de levée de l’option indiquée sur le devis. Jusqu’à cette date les prestations d’hébergement et de restauration sont réservées. Au-delà de cette date Clair Matin UFCV sera libéré de cet engagement et pourra disposer à nouveau des chambres.
La réservation devient définitive à réception du devis signé accompagné des arrhes avant la date limite d’option figurant sur le devis.
Les arrhes sont calculées sur la base du montant du devis, en fonction de la date de la demande et de la date d’arrivée du groupe. Ils sont au minimum de 40%.
Un Guide d’accueil est ensuite envoyé au plus tard 30 jours avant l’arrivée du groupe, avec une fiche d’informations complémentaires à retourner 15 jours avant l’arrivée du groupe.

3 – REGLEMENT DU SEJOUR
Le séjour doit êtr réglé :

  • intégralement 8 jours avant la date d’arrivée,
  • à 80 % à 30 jours avant la date d’arrivée,
  • au minimum à 40 % à la réservation.

Un échéancier de paiement est envoyé à réception du devis signé.
Les règlements se font par chèques bancaires à l’ordre de : Clair Matin UFCV La facture est adressée à l’issue du séjour.
Le respect de l’échéancier de paiement est une condition impérative. Le non règlement d’une échéance sera considéré comme une annulation du fait du client qui ne pourra être accueilli sur place.

4 – ANNULATIONS

DU FAIT DE l‘ORGANISATEUR DU SEJOUR
Dans tous les cas, la totalité des arrhes reste acquise à Clair Matin UFCV.

Toute annulation entraîne des frais d’annulation dans les conditions suivantes :

  • A moins de 30 jours de la date d’arrivée frais d’annulation de 80% du montant total du devis ;
  • A moins de 8 jours de la date d’arrivée frais d’annulation de 100% du montant total du devis.

DU FAIT DE CLAIR MATIN UFCV
Toute annulation de séjour du fait de Clair Matin UFCV, pour quelque cause que ce soit, entraîne le remboursement des sommes versées.

5 – MODIFICATIONS DES DEMANDES AUGMENTATION
Les effectifs indiqués lors de la réservation sont en principe définitifs. Ils doivent préciser les nombres de participants, d’accompagnateurs, de chauffeurs et les éventuelles spécificités devant être prises en compte (personnes à mobilité réduite ou atteintes de handicap, régime particulier…).
Toute modification de ces éléments doit faire l’objet d’un accord écrit de la part de Clair Matin UFCV, et pourra entraîner l’ajustement du prix de la prestation et de l’échéancier de paiement.

DIMINUTION
Jusqu’à 30 jours de la date d’arrivée, une diminution jusqu’à 10% des effectifs entraîne un ajustement du prix global de la prestation sur la base du tarif unitaire.
Jusqu’à la date d’arrivée il en sera de même si cette diminution ne dépasse pas 5% des effectifs.
Aucune diminution constatée à l‘arrivée ou en cours de séjour ne fait l’objet de remise ou de réduction de prix.

6 – RELOGEMENT
En cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles, Clair Matin UFCV se réserve la possibilité de faire héberger tout ou partie du groupe dans un établissement proche et de qualité équivalente sans remise ou réduction de prix de la prestation.

7 - PRESTATIONS L'HEBERGEMENT
Les chambres comprennent de 2 à 6 lits, dont certains superposés. Elles sont attribuées de façon à regrouper les participants, dans la mesure du possible, par ailes et/ou par étages
Un supplément individuel (« single ») est dû pour toute chambre réservée pour une seule personne (selon disponibilités).
Les chambres aménagées pour les personnes à mobilité réduite (PMR) leur sont prioritairement réservées. Chaque chambre dispose d’un WC et d’une douche séparés.
Les draps sont fournis et les lits sont faits à l’arrivée. Le linge de toilette n’est pas fourni.
L’entretien des chambres est à la charge des participants.
Le ménage des chambres en cours de séjour est toutefois assuré régulièrement pour les séjours de plus de 3 nuits.
Le ménage de fin de séjour est compris.
Les chambres sont disponibles à partir de 16h30 (jour d’arrivée) et doivent être libérées à 10h00 (jour du départ).
Une infirmerie permet d’isoler, si nécessaire, tout participant malade.

LA RESTAURATION
L’accueil standard des groupes se fait en pension complète : diner + nuit + petit déjeuner + déjeuner. Des repas froids peuvent être fournis.
La ½ pension comprend : diner + nuit + petit déjeuner. La nuitée simple comprend le petit déjeuner.
Des goûters, en-cas et repas froid peuvent faire l’objet d’une commande spécifique en sus.
Les régimes peuvent être pris en compte, s’ils sont expressément mentionnés au préalable (fiche d’information complémentaire). Toutefois Clair Matin UFCV ne peut garantir que les repas proposés, prévus ou de substitution, pourront répondre à toutes les contraintes des personnes soumises à un régime alimentaire, que ce soit pour raison médicale ou religieuse.
Le tarif des repas ne comprend pas les boissons autres que l’eau, ni les cafés.
Les repas exceptionnels doivent être commandés à l’avance. Ces derniers font l’objet d’une tarification spécifique.

L’ACCES AUX SALLES et ESPACES EXTERIEURS
L’accès aux équipements extérieurs (terrain de foot et le court de tennis mitoyens du centre), aux salles et aux espaces communs, est compris dans le tarif de la pension complète, sans supplément, suivant les demandes communiquées à l’avance sur la fiche d’information complémentaire et en fonction des disponibilités et du planning. Les mises à disposition sont précisées à l‘arrivée du groupe.

LES COMMUNICATIONS
Un accès internet Wifi est disponible et gratuit dans les salles et espaces communs.

8 – PERTES, VOLS, DEGRADATIONS ETATS DES LIEUX

Un état des lieux « entrant » est remis au responsable à l'arrivée du groupe. Le responsable du groupe dispose d’une heure à l’arrivée du groupe pour confirmer l’état des lieux ou formaliser par écrit ses remarques. Passé ce délai, les locaux mis à disposition seront considérés comme étant conformes à l'état des lieux.
Un état des lieux « sortant » est prévu le jour de départ. Un départ nocturne ou anticipé sans état des lieux contradictoire possible équivaut à une acceptation des constats dressés par Clair Matin UFCV

CONSEQUENCES
Tout matériel ou mobilier cassé ou manquant sera facturé au coût de son remplacement.
En cas de dégradation immobilière (murs, sols, menuiseries, réseaux …) un constat sera établi et communiqué en recommandé avec avis de réception au preneur. Dans l’hypothèse où une ou plusieurs chambres seraient rendues indisponibles suite à ces dégradations les coûts des réparations seront augmentés d’une indemnité calculée sur la base du nombre de lits immobilisés x nombre de journées d’indisponibilité x prix de la nuitée. L’ensemble de ces coûts sera pris en charge directement ou remboursé par le preneur.

BIENS ET EFFETS PERSONNELS
La responsabilité de Clair matin UFCV ne peut être engagée en cas de perte, de vol ou de dégradation d’effets personnels tant dans les chambres que dans les parties communes et les espaces et équipements extérieurs du Centre Clair matin.
Il est fortement déconseillé d’apporter des objets de valeur ou d’importantes sommes d’argent en liquide. Un coffre est à disposition des participants à l’accueil

9. ASSURANCES
Chaque membre du groupe devra être couvert par une assurance RC (individuelle ou collective) couvrant les risques lui incombant, et notamment les dommages causés aux tiers ou aux biens.

10. CONDITIONS PARTICULIERES : REGLEMENT INTERIEUR
Le preneur s'engage à respecter sans réserve toutes les clauses du règlement intérieur de l'établissement(document remis avec les tarifs et le devis) dont il remettra un exemplaire signé.
En cas de non-respect d’une des dispositions du règlement intérieur ou de dégradations, violences, non-respect d’autrui, non-respect des capacités d’hébergement, Clair Matin UFCV se réserve le droit de mettre fin au séjour par anticipation, sans remboursement, ni compensation.

11 – REGLEMENT DES LITIGES
Toute contestation ou litige à propos de l’exécution de cette prestation doit être adressé dans les 30 jours suivant le retour, par courrier recommandé avec avis de réception accompagné des justificatifs appropriés, à l’adresse suivante :

Clair Matin UFCV – UFCV AUVERGNE – 11 rue Montlosier – 63000 CLERMONT-FERRAND

Si aucun règlement n’est possible à l’amiable, le Tribunal de commerce compétent est celui de de Clermont- Ferrand.

 

Clermont-Ferrand, le 10 janvier 2017

Pour l’Eurl Clair Matin UFCV, le gérant : Jacques LABAT