ACCUEIL DE GROUPES au centre d’hébergement Clair Matin UFCV

CONDITIONS PARTICULIERES DE VENTE

1 –APPLICATION
Le centre Clair Matin UFCV est un équipement destiné à l’accueil de groupes. La notion de « groupe » doit être entendue au sens de 12 participants minimum, avec un seul interlocuteur responsable.
En deçà de cet effectif, Clair Matin UFCV se réserve le droit d’adapter ses prestations et tarifs.
Les tarifs généraux font l’objet d’une approbation annuelle de la collectivité délégante (Communauté d’Agglomération Riom, Limagne et Volcans). Ils sont affichés dans le centre et sur le site internet et sont communicables sur simple demande.
Des tarifs spécifiques peuvent être déterminés pour des demandes particulières.
Les tarifs applicables au séjour sont ceux indiqués sur le devis.
Ils sont exprimés TTC.
Ils ne comprennent pas les taxes de séjour éventuellement dues à la collectivité.
L’achat d’un séjour implique de la part du preneur l’acceptation de l’ensemble des présentes conditions Générales de Vente et du Règlement Intérieur, dont il a pris connaissance.

2 – RÉSERVATION
Clair Matin UFCV répond à la demande en établissant un devis, lequel est communiqué avec la grille tarifaire en cours, le présent document (CGV) ainsi que le Règlement Intérieur (RI).
Le devis est valable jusqu’à la date limite de levée de l’option mentionnée. Jusqu’à cette date les prestations d’hébergement et de restauration sont simplement bloquées.
La réservation ne devient définitive qu’à réception du devis signé accompagné des arrhes avant la date limite d’option.
Au-delà de cette date limite, sans confirmation de la part du client, Clair Matin UFCV est libéré de cet engagement et peut disposer à nouveau librement des chambres.
Les arrhes sont calculées sur la base du montant TTC du devis, en fonction de la date de la demande et de la date d’arrivée du groupe. Elles sont de 40% minimum.
Un Guide d’accueil est ensuite envoyé au plus tard 30 jours avant l’arrivée du groupe, avec une fiche d’informations complémentaires à retourner 15 jours avant l’arrivée du groupe.

3 – RÉGLEMENT DU SÉJOUR
Le séjour doit être réglé :

•  intégralement 8 jours avant la date d’arrivée,
• à 80 % au plus tard 30 jours avant la date d’arrivée,
• au minimum à 40 % à la réservation.

Un échéancier de paiement est envoyé à réception du devis signé.
Les règlements se font par chèques bancaires ou virements à l’ordre de : Clair Matin UFCV.
La facture est adressée à l’issue du séjour. Elle tient compte des évènements survenus pendant le séjour.
Le respect de l’échéancier de paiement est une condition impérative. Le non-règlement d’une échéance sera considéré comme une annulation du fait du client, qui ne pourra être accueilli sur place.

4 – ANNULATIONS TOTALES
DU FAIT DE l‘ORGANISATEUR DU SÉJOUR
Toute annulation entraîne des frais d’annulation dans les conditions suivantes :

• A plus de 30 jours de la date d’arrivée : 40% du montant du devis
• A moins de 30 jours de la date d’arrivée : 80% du montant total du devis ;
• A moins de 8 jours de la date d’arrivée : 100% du montant total du devis.

La totalité des arrhes versées reste acquise à Clair Matin UFCV dans le cas général.

ANNULATION POUR DES CAUSES INDÉPENDANTES DE L’ORGANISATEUR
Si l’annulation du séjour résulte d’une interdiction administrative, comme cela a été le cas lors de la pandémie de Covid, le séjour est soit remboursé, soit reporté. Il revient à l’organisateur d’apporter la preuve de cette interdiction ou de cet empêchement.

• Si le séjour est remboursé à la demande explicite de l’organisateur, la totalité des arrhes déjà versées lui est restituée.
• Si le séjour est reporté, Clair Matin UFCV émet un avoir de la valeur des arrhes déjà versées, à valoir sur le prochain séjour. Cet avoir est valable 18 mois.

DU FAIT DE Clair Matin UFCV
Toute annulation de séjour du fait de Clair Matin UFCV, pour quelque cause que ce soit, entraîne le remboursement des arrhes versées.

5 – VARIATIONS D’EFFECTIFS ET DE DURÉES
Les effectifs indiqués lors de la réservation sont en principe fermes et définitifs. Ils incluent les participants, les accompagnateurs, les chauffeurs … et les éventuelles particularités devant être prises en compte (personnes à mobilité réduite ou atteintes de handicap, régime particulier…).

AUGMENTATION D’EFFECTIFS
Toute modification des effectifs à la hausse doit faire l’objet d’un accord écrit (courrier ou mail) de la part de Clair Matin UFCV et entraîne l’ajustement du prix de la prestation et de l’échéancier de paiement.

ANNULATIONS PARTIELLES
Jusqu’à 30 jours de la date d’arrivée, une diminution jusqu’à 10% des effectifs entraîne un simple ajustement du prix global de la prestation sur la base du tarif unitaire.
De 30 jours jusqu’à J-1, il en est de même si cette diminution ne dépasse pas 5% des effectifs.
Aucune diminution constatée à l‘arrivée ou en cours de séjour ne fait l’objet de remise ou de réduction de prix.

VARIATION DES DURÉES
Un séjour ne pourra être rallongé, même d’une seule nuit ou demi-journée, qu’avec l’accord formel de Clair Matin UFCV.
Si l’organisateur veut le réduire, alors s’appliquent les conditions de l’annulation partielle en raisonnant non sur les effectifs mais sur les nuitées et prestations prévues.

6 – RELOGEMENT
En cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles, Clair Matin UFCV se réserve la possibilité de faire héberger tout ou partie du groupe dans un établissement proche et de qualité équivalente sans remise ou réduction de prix de la prestation.

7 - PRESTATIONS

L'HÉBERGEMENT
Les chambres comprennent de 2 à 6 lits, dont certains superposés. Elles sont attribuées de façon à regrouper les participants, dans la mesure du possible, par ailes et/ou par étages
Un supplément individuel (« single ») est dû pour toute chambre réservée pour une personne seule (selon disponibilités).
Les chambres aménagées pour les personnes à mobilité réduite (PMR) leur sont prioritairement réservées. Chaque chambre dispose d’un WC et d’une douche séparés.
Les draps sont fournis et les lits sont faits à l’arrivée. Le linge de toilette n’est pas fourni.
L’entretien des chambres est à la charge des participants.
Le ménage des chambres en cours de séjour est toutefois assuré régulièrement pour les séjours de plus de 3 nuits.
Le ménage de fin de séjour est compris.
Les chambres sont disponibles à partir de 16h30 (jour d’arrivée) et doivent être libérées à 10h00 (jour du départ).
Une infirmerie permet d’isoler, si nécessaire, tout participant malade.

LA RESTAURATION
L’accueil des groupes se fait normalement en pension complète : diner + nuit + petit déjeuner + déjeuner. Des repas froids peuvent être fournis.
La ½ pension comprend : diner + nuit + petit déjeuner. La nuitée simple comprend le petit déjeuner.
Des goûters, en-cas et repas froid peuvent faire l’objet d’une commande spécifique en sus.
Les régimes sont pris en compte s’ils sont expressément mentionnés au préalable (fiche d’information complémentaire). Toutefois Clair Matin UFCV ne peut garantir que les repas proposés, prévus ou de substitution, répondront systématiquement aux contraintes des personnes soumises à un régime alimentaire pour quelque raison que ce soit.
Le tarif des repas ne comprend pas les boissons autres que l’eau.
Les repas exceptionnels doivent être commandés à l’avance. Ces derniers peuvent faire l’objet d’une tarification spécifique.

L’ACCÈS AUX SALLES et ESPACES EXTÉRIEURS
L’accès aux salles et aux espaces communs intérieurs et extérieurs, ainsi qu’à certains équipement sportifs voisins (terrain de foot et court de tennis mitoyens du centre), est compris dans le tarif de la pension complète, sans supplément, suivant les demandes communiquées à l’avance sur la fiche d’information complémentaire et en fonction des disponibilités et du planning. Les mises à disposition sont précisées à l‘arrivée du groupe.

LES COMMUNICATIONS
Un accès internet Wifi est disponible et gratuit dans les salles et espaces communs.

8 – PERTES, VOLS, DÉGRADATIONS

ÉTATS DES LIEUX
Un état des lieux « entrant » est remis à l'arrivée du groupe à son responsable. Il dispose d’une heure pour confirmer cet état des lieux ou formaliser par écrit ses remarques. Passé ce délai, les locaux mis à disposition seront considérés comme étant conformes.
Un état des lieux « sortant » est prévu le jour de départ. Un départ nocturne ou anticipé sans état des lieux contradictoire possible équivaut à une acceptation des constats dressés par Clair Matin UFCV.

CONSÉQUENCES
Tout matériel ou mobilier cassé ou manquant sera facturé au coût de son remplacement.
En cas de dégradation immobilière (murs, sols, menuiseries, réseaux …) un constat sera établi et communiqué en recommandé avec avis de réception au preneur. Dans l’hypothèse où une ou plusieurs chambres seraient rendues indisponibles suite à ces dégradations les coûts des réparations seront augmentés d’une indemnité calculée sur la base du nombre de lits immobilisés x nombre de journées d’indisponibilité x prix de la nuitée. L’ensemble de ces coûts sera pris en charge directement ou remboursé par le preneur.

BIENS ET EFFETS PERSONNELS
La responsabilité de Clair Matin UFCV ne peut être engagée en cas de perte, de vol ou de dégradation d’effets personnels tant dans les chambres que dans les parties communes et les espaces et équipements extérieurs du Centre Clair matin.
Il est fortement déconseillé d’apporter des objets de valeur ou d’importantes sommes d’argent en liquide. Si nécessaire, un coffre-fort est mis à disposition des participants à l’accueil

9. ASSURANCES
Chaque membre du groupe doit être couvert par une assurance RC (individuelle ou collective) couvrant les risques lui incombant, et notamment les dommages causés aux tiers ou aux biens.

10. REGLEMENT INTÉRIEUR
Le preneur s'engage à respecter sans réserve toutes les clauses du règlement intérieur de l'établissement (document remis avec les CGV, les tarifs et le devis) dont il remet un exemplaire signé au plus tard à son arrivée.
En cas de non-respect d’une ou de plusieurs des dispositions du règlement intérieur ou de dégradations, de violences, de non-respect d’autrui, de non-respect des capacités d’hébergement … Clair Matin UFCV se réserve le droit de mettre fin unilatéralement au séjour, sans remboursement ni compensation.

11 – REGLEMENT DES LITIGES
Toute contestation ou litige à propos de l’exécution de cette prestation doit être adressé dans les 30 jours suivant le retour, par courrier recommandé avec avis de réception accompagné des justificatifs appropriés, à l’adresse suivante :
Clair Matin UFCV – UFCV Auvergne – 11 rue Montlosier – 63000 Clermont-Ferrand
Si aucun règlement n’est possible à l’amiable, le Tribunal de commerce compétent est celui de de Clermont- Ferrand.

Clermont-Ferrand, le 6 août 2024
Pour l’Eurl Clair Matin UFCV les co-gérants : Erland Egiziano & Mathias Collon

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